Datenschutzerklärung

Hofheimer Schwimmclub e. V.

Erstellungsdatum: 02.04.2024

1. Der Verantwortliche

Hofheimer Schwimmclub e.V. , Hundshager Weg 14, 65719 Hofheim; Tel: 06192-8076463; info@hofheimer-schwimmclub.de; 1. Vorsitzender Frank Poepel

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

info@hofheimer-schwimmclub.de

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit Bezug auf die Mitglieder des Hofheimer Schwimmclub e.V. verarbeitet der Hofheimer Schwimmclub e.V. die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Entlohnung, Wettkampftätigkeit, Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, Organisation von Vereinstätigkeit, Meldung an die Verbände, vertragsrelevante Mitgliederinformation oder Kommunikation

Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung der Beitrittserklärung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Pflege der Mitgliedschaft mittels werblicher Information bzw. Kommunikation

Der Hofheimer Schwimmclub e. V. lässt den Mitgliedern werbliche Information bzw. Kommunikation zu über Schwimmkurse und Wettkämpfe per email zukommen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung wird mit Übermittlung der Beitrittserklärung erklärt.

Das Mitglied kann die Einwilligung jederzeit per email an info@hofheimer-schwimmclub.de widerrufen.

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

• Zum Zwecke der Information der einzelnen Sponsoren nach dem Sponsorenschwimmen, werden der Name und die email-Adresse des Sponsors verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art.6 Abs.1 S.1lit.b) DS-GVO

Mit Bezug auf Daten der Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Hofheimer Schwimmclub e. V. die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Die Verarbeitung ist erforderlich, um die notwendigen Genehmigungen und Einwilligungen der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter, z. B. im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft, Veröffentlichung von Informationen, Freizeit- und Vereinstätigkeiten und Nutzung von Diensten einzuholen und zu dokumentieren.
• Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Hofheimer Schwimmclub e.V. an der Verarbeitung.

4. Bereitstellung der Daten

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist jedoch in einem gewissen Umfang erforderlich, damit der Hofheimer Schwimmclub e. V. die oben genannten Leistungen bereitstellen sowie die genannten Aufgaben erfüllen kann. Soweit die Angabe der Daten zur Bereitstellung der Leistung oder zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist, weist der Hofheimer Schwimmclub e. V. bei der Erhebung darauf hin. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung dieser Daten zur Folge, dass der Hofheimer Schwimmclub e. V. die entsprechenden Leistungen nicht bereitstellen oder die Aufgaben nicht erfüllen kann. Soweit freiwillige Angaben betroffen sind, führt die Nichtbereitstellung dazu, dass der Hofheimer Schwimmclub e. V. die entsprechenden Leistungen nicht oder nicht in dem üblichen Umfang erbringen kann.

5. Kategorien personenbezogener Daten und Kategorien der Betroffenen

Das Vereinsregister beinhaltet folgende personenbezogene Daten über die als Vereinsmitglieder registrierten natürlichen Personen, bei minderjährigen Mitgliedern enthält es zusätzlich noch die gekennzeichneten personenbezogenen Daten der Eltern, bzw. gesetzlichen Vertreter:

• Name und Wohnsitz des Mitglieds
• Geburtsdatum
• für ein minderjähriges Mitglied

• erforderliche Einwilligungen des Erziehungsberechtigten mit Bezug auf Mitgliedschaft, Veröffentlichung der Daten, Freizeittätigkeit und Nutzung der Dienstleistungen
• Name und Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)

• Angaben zur Mitgliedschaft wie Mitgliedsnummer, Art der Mitgliedschaft, Angaben zu Mitgliedsbeiträgen
• Einwilligung und Widerruf sowie Widerspruch, z.B. für werbliche Information und Kommunikation
• Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
• Foto
• Teilnahme an Mitglieds- und Freizeittätigkeit
• DSV-Lizenznummer
• weitere Daten, die von der betroffenen Person selbst erhoben wurden

Das Register beinhaltet über die unter dem vorangehenden Abschnitt aufgeführten personenbezogenen Daten zusätzlich folgende personenbezogene Daten der Mitarbeiter:

• Angaben zur Beitragsstellung

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, sowie Übermittlungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU oder dem EWR

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in der EU bzw. dem EWR.

Der Verantwortliche nutzt die Dienstleistung Clubway-Service, einen elektronischen Mitgliederservice der Taikala Oy, Taikala Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO, Finnland. Der Verantwortliche verwaltet darüber das Mitglieder- und Kooperationspartnerregister, die Rechnungsstellung, Anmeldungen zu Veranstaltungen, Anwesenheits-Follow-up und Mitgliederkommunikation. Der Verantwortliche hat zu diesem Zweck mit der Taikala Oy einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

7. Fristen der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Zwecke, für die der Verantwortliche sie nach den in Ziffer 3 genannten Zwecken verarbeitet hat, nicht mehr erforderlich sind.

• Personenbezogene Daten eines Vereinsmitglieds werden 10 Jahre gespeichert.
• Personenbezogene Daten der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter bei minderjährigen Mitglieder werden 10 Jahre gespeichert.
• Die für die Information beim Sponsorenschwimmen benötigten Daten (Name und email Adresse) werden nach 30 Tagen gelöscht

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies aus gesetzlichen Gründen, insbesondere aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung auch, wenn die Daten zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Rechte der Betroffenen

Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht dem Betroffenen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann der Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie verlangen seine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortliche übermittelt werden. (Art. 17, 18, 20 DSGVO).

Betroffene haben unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden Daten Widerspruch einzulegen.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Kontaktadressen wenden. Betroffene haben außerdem das Recht sich bei Beschwerden wegen der Verarbeitung personenbezogener Daten an eine Datenschutzaufsichtsbehörde ihrer Wahl zu wenden.